10'000 iPad für die Zukunft bestellt:
Rollout für die Stadt Bern

Rollout, Staging und die Vorbereitung der Geräte

Bei der Aufbereitung von 8500 Neugeräten sowie dem sogenannten «Restaging» von rund 1500 bereits vorhandenen iPad erwarteten unser Team zahlreiche Herausforderungen, sowohl logistisch als auch hinsichtlich des Lagerplatzes und des erforderlichen Zeitaufwands. 

Was ist ein Rollout?

Die Bereitstellung digitaler Geräte wird als «Rollout» bezeichnet und beschreibt die schrittweise Einführung, Bereitstellung oder Aktualisierung von digitalen Geräten innerhalb einer Schule oder eines Unternehmens. Dabei kann es sich um neue Hardware oder Software handeln, die auf diesen Geräten installiert wird, sowie um die Aktualisierung bestehender Systeme. Der Rollout ist ein mehrstufiger Prozess, der eine präzise Planung und Umsetzung erfordert. Ziel ist es, dass alle Geräte rechtzeitig, vollständig eingerichtet und einsatzbereit bei den Nutzerinnen und Nutzern ankommen – egal ob im Klassenzimmer, im Lehrerzimmer oder im Verwaltungsbereich.

Was beinhaltet das Staging?

Ein zentraler Aspekt des Rollouts ist das «Staging». Dies bezieht sich auf den Prozess, in dem die iPad vor der Auslieferung vorbereitet werden. Dazu gehören das Einschalten der Geräte, die Anbindung ans WLAN, die Kontrolle, ob alle benötigten Apps vorhanden sind, das Überprüfen von Hintergrundbild und Gerätename sowie weitere vorbereitende Schritte, damit die Geräte korrekt bereitstehen. Das Staging ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Geräte sofort einsatzbereit sind, wenn sie an die Lehrpersonen und die Lernenden übergeben werden. Darüber hinaus muss für das Staging selbst ausreichend Platz zur Verfügung stehen.

Höchste Anforderungen an die Logistik

Die logistischen Herausforderungen eines solchen Rollouts sind erheblich. Der gesamte Prozess muss gut organisiert werden, um sicherzustellen, dass alle 60 Paletten mit den iPad rechtzeitig ankommen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und Logistik, um die termingerechte Lieferung zu gewährleisten. 

Kleben, einpacken, überprüfen, putzen, zuweisen – ein Tag beim Rollout

Das Team beginnt früh mit der Arbeit. Bereits kurz nach sieben Uhr treffen die ersten Mitarbeitenden im Zentrallager in Dietikon ein. Ein weiterer Tag im Rollout für Bern steht bevor. Heute sollen rund 300 iPad für die Schulen in Bern vorbereitet werden. Projektleiter Bernhard Brand führt alle neuen Helferinnen und Helfer in die Aufgaben ein. Einige haben bereits Erfahrung aus vorherigen Rollout-Tagen, während andere zum ersten Mal dabei sind. 

Täglich arbeiten etwa sechs Personen am Projekt. Der Staging-Prozess ist perfekt durchdacht und jeder Arbeitsschritt hat seinen eigenen zugewiesenen Platz. Nach und nach wird jedes einzelne iPad ausgepackt, eingescannt und mit einem Aufkleber auf der Rückseite versehen. Das Auspacken, Scannen und Anbringen des Aufklebers sind die ersten Schritte des Prozesses. 

Anschliessend werden die iPad in die Hülle gedrückt und mit dem Netzwerk verbunden, damit das zuvor festgelegte Profil der Stadt Bern sowie die benötigten Apps installiert werden können. Jedes Gerät erhält zudem einen individuellen Namen. Dieser Schritt erfordert Zeit, da jedes iPad sorgfältig geprüft wird, bevor es gereinigt und dem jeweiligen Schulstandort zugewiesen wird. 

Der Prozess hat fast etwas Meditatives an sich. Einzig das Verpacken der iPad in die neuen  Logitech-Hüllen erweist sich als grössere Herausforderung, die einiges an Fingerspitzengefühl und Kraft erfordert und die Mitarbeitenden mit von Anstrengung roten Fingern zurücklässt. Die Hüllen sind aber auch ganz besonders knapp bemessen. Die Arbeit an den iPad wird nur durch eine kleine Stärkung zur Mittagszeit unterbrochen und endet um kurz nach 16 Uhr mit dem letzten der für den Tag geplanten 300 iPad.