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30.03.2022 6:25 | Linda Schenker
Moderne Sitzungszimmer werden den unterschiedlichsten Anforderungen gerecht. Doch nicht jeder Raum erfüllt die gleichen Ansprüche und passt zu jeder Art von Nutzung. Die Anzahl der Teilnehmenden und die Art des Meetings bestimmen die benötigte Technik und die Bestuhlung. Zudem spielt es bei der Planung eine Rolle, ob Gäste im Haus sind oder ein Catering gewünscht wird. Auf all diese Bedürfnisse reagiert AskCody. Sitzungszimmer und Infrastruktur planen fällt mit diesem Tool leicht, was bedeutet, dass Workshops sowie Meetings mit wenigen Klicks komplett organisiert sind.
Die Schulungsräume und Sitzungszimmer der DQ Solutions Business-Abteilung in Wallisellen können dank AskCody bequem von externen Mietern gebucht werden. (Foto: DQ Solutions)
Sitzungszimmer über den Kalender zu buchen, ist eine gängige Lösung. Meistens erfordert diese allerdings eine Prüfung der Verfügbarkeit der einzelnen Besprechungszimmer vor der Buchung. Zudem braucht der Organisator Kenntnisse zur Grösse des Raums und zur vorhandenen Ausstattung. Oder er ist auf die Hilfe einer Person vor Ort angewiesen. Gerade bei einer hohen Frequenz von Meetings oder Besuchern kostet die Planung mit einer konventionellen Kalenderlösung deshalb viel Zeit.
AskCody vereint nützliche Funktionen als Komplettlösung zur Planung von Sitzungszimmern und Infrastruktur. Auf den Zweck der Nutzung abgestimmt, kann der User über die Software alles organisieren, was er benötigt. Dies beinhaltet beispielsweise:
Eine Person kann also ein Meeting organisieren, ohne sich am Standort auszukennen. Durch die Möglichkeiten zur individuellen Auslegung ist AskCody enorm vielseitig. Die Lösung eignet sich auch für Schulen oder Universitäten. Sogar in der Planung von Sachgegenständen wie zum Beispiel in der Autovermietung könnte die Software eingesetzt werden.
Bist du auf der Suche nach einer Lösung für die Raumplanung? Dann lerne AskCody kennen.
Die Basis zur Integration der AskCody Lösung bilden Microsoft Outlook und Exchange. Diese Lizenzen sind zusammen mit Word, Excel und PowerPoint in den meisten Microsoft 365 Plänen für Apple und Windows User enthalten. Je nach AskCody Lizenzplan stehen drei unterschiedliche Add-In für Microsoft Outlook zur Verfügung. Diese ermöglichen den Zugriff auf die verschiedenen Buchungsfunktionen.
Sind die Sitzungszimmer verfügbar, zeigt AskCody ein grünes Display. (Foto: DQ Solutions)
In der Plattform von AskCody steckt eine spannende Bandbreite an Funktionen. Diese geben auf wahrscheinlich jede erdenkliche Frage in Sachen Infrastrukturplanung eine Antwort. Sie lassen sich zudem ganz individuell und auf das Bedürfnis des Unternehmens oder der Institution abstimmen. Zur besseren Übersicht haben die Entwickler die einzelnen Features gebündelt. Sie sind aufgeteilt in die zwei Lizenzpläne Workplace Essentials und Workplace Advanced. DQ Solutions bietet AskCody in der Schweiz exklusiv an. Neben den beiden Lizenzplänen sind optionale Erweiterungen für Raumanzeigen sowie Empfänge und Rezeptionen erhältlich.
Diese Lizenz enthält dem Namen entsprechend die essenziellen Funktionen für den Arbeitsplatz. Dazu gehört, dass sich der User eine Übersicht verschaffen kann. Er sieht beispielsweise alle vorhandenen und verfügbaren Räume oder alle geplanten Meetings. Weiter kann er durch verschiedene Filter seine Auswahl einschränken. Dies erleichtert die Planung von Räumen (auch über mehrere Standorte und Zeitzonen hinweg). Zudem findet er das Sitzungszimmer in der richtigen Grösse und mit der benötigten Ausstattung. Weitere Features wie Suchfunktionen oder die Integration von Kollaborationslösungen sind Teil von Workplace Essentials.
Outlook Add-in AskCody Bookings
Mit dem Upgrade zur Workplace Advanced Lizenz kann unter anderem der Service von internen oder externen Dienstleistern integriert werden. Direkt im Outlook bucht der User einen Snack oder einen ganzen Lunch dazu und wählt je nach Setup die entsprechende Kostenstelle für seine Bezüge. Der Caterer bekommt dann eine Nachricht per E-Mail und führt den Auftrag zum gewünschten Zeitpunkt aus. Es können dazu mehrere externe und interne Dienstleister für verschiedene Standorte eingesetzt werden. Der gleiche Ablauf gilt beispielsweise für die interne IT-Abteilung. Nur das Szenario unterscheidet sich. Statt um Verpflegung geht es dabei um technisches Equipment, das für ein Meeting verfügbar sein soll.
Outlook Add-in AskCody Services
Ein Display am Eingang verschafft Besuchern einen professionellen Überblick. Zudem bringt das entsprechende AskCody Add-In erhebliche Erleichterung für das Visitor Management. In Unternehmen, Schulen oder Universitäten mit stark frequentierten Räumen wird das autonome Registrieren oder eine Anwesenheitskontrolle möglich. Zudem beinhaltet diese Erweiterung ein Reporting für die Auswertungen über die Raumnutzung und ermöglicht das Erstellen von Besucherbadges. Auch für das Besuchermanagement ist die Advanced Lizenz erforderlich.
Outlook Add-in AskCody Visitors
Der Arbeitsraum «Pilatus» wird neben anderen Sitzungszimmern der Business-Abteilung in Wallisellen über AskCody verwaltet. (Foto: DQ Solutions)
Durch den modularen Aufbau lässt sich AskCody gezielt abstimmen. Zusätzlich bieten die einzelnen Add-In viele Möglichkeit, um den individuellen Bedarf von Kunden ganz verschiedener Dimensionen zu decken. Genau wie die Funktionen gestaltet sich auch der Preis flexibel. Ausserdem unterstützt die Lösung seine Anwender mit einem unabhängigen Datenmanagement.
Der Preis für die AskCody Lizenz ist unabhängig von der Anzahl User und ergibt sich aus der Anzahl der Objekte, die mit der AskCody Plattform verbunden sind. Dabei unterscheidet sich der Betrag nach der Art der Lizenz. Dies ermöglicht jedem Unternehmen unabhängig von dessen Grösse die Arbeit mit dem Buchungssystem. Wenn das Geschäft wächst und es zusätzliche Sitzungszimmer braucht, können weitere Ressourcen oder Funktionen hinzugefügt werden. Oder es erfolgt eine Aktualisierung zu einem anderen Plan, der mehr Features beinhaltet. Dabei sind die Kosten immer übersichtlich dargestellt, damit es bei der Abrechnung keine Überraschungen gibt.
Einige der Funktionen, die Insights zu Buchungen liefern, sind bereits mit der Essentials Lizenz erhältlich. Die Advanced Lizenz bietet in diesem Bereich ein zusätzliches Plus an Möglichkeiten. Alle Daten werden über das AskCody Cloud Management basierend auf moderner Microsoft-Technologie verwaltet. Damit können alle Berechtigten von jedem Ort auf die Auswertungen zugreifen.
Neben der Planung von Sitzungszimmern bietet AskCody die Möglichkeit, einzelne Arbeitsplätze zu verwalten. Auch hierfür stehen den Nutzern die Essentials und die Advanced Lizenzen zur Verfügung. Besonders gut eignet sich dieses System zur Buchung von Arbeitsplätzen in Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden teilweise im Homeoffice arbeiten lassen. Ebenfalls eine Lösungen kann diese Modell für Betriebe sein, die keinen eigenen Bürotisch für jeden einzelnen Angestellten vorsehen.
Moderne Lösungen können die digitale Transformation einen Unternehmens massgeblich voranbringen. Die Infrastruktur und Sitzungszimmer von DQ Solutions werden bereits über AskCody verwaltet. Wir sind selbst überzeugt von dieser innovativen Lösung zur Planung der Infrastruktur und der benötigten Ressourcen. Neben der Beratung zu AskCody sind wir auch der Ansprechpartner für den First-Level-Support. Weitere Informationen zu AskCody sind auf unserer Website zu finden. Oder melde dich direkt bei unserer Business-Abteilung, um die Gesamtlösung live zu erleben.
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